Open WebUI verwalten
Benutzer anlegen, Gruppen zuschneiden, Rechte vergeben und Wissensdatenbanken freigeben — die laufende Verwaltung, die bei Ihnen im Haus bleibt. Installation, Anbindung der Sprachmodelle und die Grundkonfiguration sind nicht enthalten: die übernehmen wir.
Das Prinzip
Wo Ihre Zuständigkeit anfängt und aufhört, und das eine Modell, mit dem Sie neun von zehn Rückfragen Ihrer Kollegen selbst lösen.
01Ihr Zuständigkeitsbereich
Open WebUI trennt sauber zwischen Betrieb und Verwaltung. Der Betrieb liegt bei uns, die Verwaltung bei Ihnen — und die Verwaltung ist der Teil, der sich täglich ändert.
| Aufgabe | Wer | Wo |
|---|---|---|
| Benutzerkonten anlegen, Rollen setzen | Sie | Admin-Bereich |
| Gruppen anlegen und Mitglieder pflegen | Sie | Admin-Bereich |
| Gruppenberechtigungen setzen | Sie | Admin-Bereich |
| Wissensdatenbanken anlegen und freigeben | Sie | Arbeitsbereich |
| Dokumente einstellen und aussortieren | Sie | Arbeitsbereich |
| Installation, Updates, Sicherung | Dienstleister | — |
| Anbindung der Sprachmodelle | Dienstleister | — |
| Dokumentenverarbeitung einstellen | Dienstleister | Einstellungen |
| Anmeldeverfahren, Benutzerregistrierung | Dienstleister | Einstellungen |
Im Admin-Bereich liegt neben Benutzer auch Einstellungen. Dort steht die Grundkonfiguration der Anlage, unter anderem, wie hochgeladene Dokumente für die Suche aufbereitet werden.
Ein Wert, der dort besondere Vorsicht verdient, heißt Reindex. Er baut die Suchgrundlage aller Wissensdatenbanken neu auf. Je nach Datenmenge ist die Anlage danach eine Weile nicht benutzbar. Wenn Sie den Eindruck haben, dass etwas an der Verarbeitung nicht stimmt, melden Sie sich bei uns, statt hier etwas zu verstellen.
02Drei Schlüssel
Ob jemand eine Wissensdatenbank überhaupt zu sehen bekommt, hängt an drei Einstellungen. Sie werden an drei verschiedenen Stellen gesetzt und wissen nichts voneinander. Fehlt eine davon, erscheint keine Fehlermeldung — der Benutzer sieht schlicht nichts.
Die Person gehört zu der Gruppe, für die die Datenbank gedacht ist.
Admin-Bereich › Benutzer › Gruppen › BenutzerDie Gruppe darf den Bereich Wissen überhaupt öffnen.
Gruppe › Berechtigungen › WissenszugriffDie einzelne Datenbank ist an die Gruppe freigegeben, lesend oder schreibend.
Wissensdatenbank › Zugriff › Zugriff gewährenDer Wissenszugriff aus Schlüssel 2 gibt niemandem Zugriff auf eine bestimmte Datenbank. Er öffnet nur die Tür zum Bereich Wissen. Was hinter der Tür liegt, entscheidet allein Schlüssel 3. Wer den Wissenszugriff hat, aber keine einzige Freigabe, findet einen leeren Bereich vor — und meldet sich bei Ihnen.
Halten Sie sich diese Reihenfolge bei jeder Rückfrage vor Augen: Ist die Person in der richtigen Gruppe? Hat die Gruppe Wissenszugriff? Ist genau diese Datenbank an sie freigegeben, und mit welcher Stufe? Damit klärt sich der Großteil aller Fälle in unter zwei Minuten.
03Der Admin-Bereich
Die Verwaltung liegt im Admin-Bereich. Sichtbar ist er nur für Konten mit der Rolle Administrator.
- Unten links auf Ihren Namen beziehungsweise Ihr Profilbild klicken.
- Im Menü Admin-Bereich (Admin Panel) wählen.
- Oben die Registerkarte Benutzer (Users) öffnen.
- Links wechseln Sie zwischen Übersicht für einzelne Konten und Gruppen für Teams.
Die beiden werden gern verwechselt. Der Admin-Bereich ist die Verwaltung: Konten, Gruppen, Rechte. Der Arbeitsbereich (Workspace) ist der Arbeitsplatz: Modelle, Wissen, Prompts. Die Datenbanken selbst legen Sie im Arbeitsbereich an, die Rechte dafür im Admin-Bereich.
Die vier Registerkarten
| Registerkarte | Inhalt |
|---|---|
| Benutzer | Konten und Gruppen. Hier spielt sich Ihre gesamte Rechtevergabe ab. |
| Evaluationen | Bewertungen von Modellantworten. Für die Rechtevergabe ohne Belang. |
| Funktionen | Erweiterungen und Filter der Anlage. Richten wir ein. |
| Einstellungen | Systemweite Konfiguration. Siehe Kapitel 1 — bitte nicht ohne Rücksprache. |
Benutzer und Gruppen
Die Reihenfolge, die sich bewährt hat: erst die Konten, dann die Gruppen, dann deren Berechtigungen. Wer mittendrin anfängt, arbeitet meistens doppelt.
04Konten anlegen
Jedes Teammitglied braucht ein eigenes Konto. Sammelkonten, die sich mehrere Leute teilen, lassen sich später nicht sinnvoll berechtigen — und Sie sehen nicht mehr, wer welches Dokument eingestellt hat.
- Admin-Bereich › Benutzer › Übersicht öffnen.
- Auf Benutzer hinzufügen (Add User).
- Name, E-Mail-Adresse und ein Erstpasswort eintragen.
- Als Rolle Benutzer auswählen — nicht Administrator.
- Speichern, dann direkt weiter zu Kapitel 6 und die Person der passenden Gruppe zuordnen. Ohne Gruppe sieht das neue Konto nichts.
Wer die Rolle Administrator hat, sieht und ändert sämtliche Wissensdatenbanken — völlig unabhängig davon, was an Freigaben eingestellt ist. Ihre gesamte Gruppentrennung greift bei diesen Konten nicht.
Für die tägliche Arbeit mit Dokumenten reicht die Rolle Benutzer zusammen mit dem Schreibrecht auf der jeweiligen Datenbank vollkommen aus. Halten Sie die Zahl der Administratoren klein und nachvollziehbar — zwei Personen sind in den meisten Häusern richtig, damit bei Urlaub und Krankheit niemand ausgesperrt ist.
Bestehende Konten prüfen
Über Suchen den Namen finden und die Rolle kontrollieren. Das lohnt sich besonders nach einer Übernahme aus einem anderen System oder wenn mehrere Personen in der Vergangenheit Konten angelegt haben.
Ein frisches Konto zeigt beim ersten Anmelden einen leeren Bereich Wissen. Das ist Absicht, wirkt aber wie ein Defekt. Wer das vorher weiß, meldet sich am ersten Tag nicht mit einem vermeintlichen Problem.
05Gruppen zuschneiden
Die Gruppe ist die zentrale Steuereinheit. Über sie laufen die allgemeinen Berechtigungen und später der Zugriff auf die einzelnen Datenbanken.
- Admin-Bereich › Benutzer › Gruppen öffnen.
- Eine bestehende Gruppe anklicken oder eine neue anlegen.
- Der Dialog öffnet sich im Bereich Allgemein: Name, Beschreibung und die Einstellung, wer Inhalte mit dieser Gruppe teilen darf.
- Jede Änderung unten rechts mit Speichern bestätigen. Der Dialog speichert nicht von allein, auch nicht beim Wechsel zwischen den vier Bereichen.
Die vier Bereiche des Dialogs
| Bereich | Wofür er zuständig ist |
|---|---|
| Allgemein | Name, Beschreibung, die Einstellung Wer Inhalte mit dieser Gruppe teilen kann — und hier wird die Gruppe auch gelöscht. |
| Berechtigungen | Was die Mitglieder im Arbeitsbereich dürfen. Hier sitzt der Wissenszugriff, siehe Kapitel 7. |
| Benutzer | Die Mitgliederliste mit Auswahlkästchen. |
| Vorschau | Zeigt, wie sich die Rechte für ein Mitglied dieser Gruppe tatsächlich auswirken. Ihr wichtigstes Prüfwerkzeug, siehe Kapitel 12. |
Wie Sie den Schnitt wählen
Orientieren Sie sich am Bedarf an Unterlagen, nicht am Organigramm. Eine Gruppe pro Fachbereich funktioniert gut, solange die Bereiche wirklich mit unterschiedlichen Dokumenten arbeiten. Zwei Abteilungen, die dieselben Richtlinien lesen, brauchen keine zwei Gruppen — das erzeugt nur doppelte Freigaben, die auseinanderlaufen.
Wer Inhalte mit dieser Gruppe teilen darf
| Einstellung | Wirkung | Empfehlung |
|---|---|---|
| Mitglieder | Nur wer selbst in der Gruppe ist, kann Inhalte an sie freigeben. Für alle anderen taucht die Gruppe in der Freigabeliste gar nicht erst auf. | Standard |
| Alle | Jeder mit Freigaberecht kann an diese Gruppe freigeben. | nur wenn nötig |
Der häufigste Grund dafür, dass eine Gruppe beim Freigeben nicht in der Auswahlliste erscheint: Sie steht auf Mitglieder und Sie selbst sind keines. Der zweithäufigste: Der Gruppe fehlt die Berechtigung Wissen teilen aus Kapitel 7.
06Mitglieder pflegen
Im Bereich Benutzer des Gruppendialogs steuern Sie die Mitgliedschaft über einfache Kästchen. MBR ist die Abkürzung für Member.
- Im Gruppendialog links auf Benutzer wechseln.
- Über Suchen das Konto finden.
- Kästchen in der Spalte MBR setzen — oder den Haken entfernen, um jemanden herauszunehmen.
- Speichern.
Der Zugriff ist sofort weg, und zwar auf alle Datenbanken, die ausschließlich über diese Gruppe freigegeben waren. Hochgeladene Dokumente bleiben davon unberührt — die verschwinden nicht mit. Wer über eine zweite Gruppe oder eine Einzelfreigabe zusätzlich Zugriff hatte, behält ihn.
Die wirksamen Rechte einer Person ergeben sich immer aus den Standardberechtigungen plus allen Gruppen, in denen sie steckt. Rechte addieren sich also, sie heben sich nicht gegenseitig auf. Wer in zwei Gruppen ist, hat die Summe beider.
07Berechtigungen setzen
Im Bereich Berechtigungen legen Sie fest, was die Mitglieder einer Gruppe im Arbeitsbereich dürfen. Von den acht Schaltern sind für die Arbeit mit Wissensdatenbanken genau drei interessant.
Arbeitsbereichsberechtigungen
| Schalter | Bedeutung | Soll |
|---|---|---|
| Modellzugriff | Eigene Modelle anlegen und bearbeiten. | aus |
| Wissenszugriff | Öffnet den Bereich Wissen. Ohne diesen Schalter bleibt die Gruppe außen vor, ganz gleich welche Freigaben existieren. | ein |
| Prompt-Zugriff | Gemeinsame Prompt-Vorlagen pflegen. | aus |
| Werkzeugzugriff | Werkzeuge und Schnittstellen einbinden. | aus |
| Skills Zugang | Zugriff auf Skills. | aus |
Freigabeberechtigungen
| Schalter | Bedeutung | Soll |
|---|---|---|
| Modelle teilen | Eigene Modelle an andere weitergeben. | aus |
| Wissen teilen | Mitglieder dürfen ihre Datenbanken an andere Benutzer und Gruppen freigeben. | ein |
| Öffentliche Freigabe von Wissen | Macht eine Datenbank für die gesamte Anlage sichtbar. | nie |
Öffentliche Freigabe von Wissen macht eine Datenbank für jeden sichtbar, der sich anmelden kann. Damit wäre die Trennung zwischen den Gruppen hinfällig, und interne Unterlagen eines Bereichs lägen offen für alle anderen.
Lassen Sie den Schalter aus. In allen Gruppen. Es genügt eine einzige Person mit diesem Recht und einem unbedachten Klick, um monatelang unbemerkt eine Personalakte zu veröffentlichen.
Die drei übrigen Schalter stehen auf aus, weil sie Funktionen öffnen, die in einem betreuten Aufbau bei uns liegen. Sollten Sie Prompt-Zugriff oder Werkzeugzugriff einmal brauchen, sprechen Sie uns an — das ist kein Problem, aber es sollte eine Entscheidung sein und kein Nebeneffekt.
08Standardberechtigungen
Unterhalb der Gruppenliste steht ein Eintrag, der leicht wie eine weitere Gruppe aussieht, aber keine ist: Standardberechtigungen.
Was Sie dort aktivieren, gilt für alle Konten mit der Rolle Benutzer — auch für die ohne jede Gruppe, auch für Konten, die erst nächstes Jahr angelegt werden. Es gibt keine Rückfrage und keine Bestätigung.
In einem Aufbau mit sauber getrennten Bereichen bleiben die Standardberechtigungen so leer wie möglich. Vergeben Sie den Wissenszugriff gezielt über die Gruppen, nicht pauschal über den Standard. Der Unterschied fällt Ihnen erst auf, wenn ein Konto ohne Gruppe angelegt wird — und dann sieht es entweder nichts (richtig) oder plötzlich den halben Arbeitsbereich (falsch).
Wenn bei Ihnen wirklich jede Person Zugriff auf eine gemeinsame Anleitungssammlung haben soll, ist der bessere Weg trotzdem nicht der Standard, sondern eine Freigabe dieser einen Datenbank an alle Gruppen mit der Stufe Nur lesend. Dann steht in der Zugriffsliste, warum jemand sie sieht.
Wissensdatenbanken
Anders als die Rechte entstehen die Datenbanken nicht im Admin-Bereich, sondern im Arbeitsbereich — an derselben Stelle, an der Ihre Kollegen sie später nutzen.
09Datenbank anlegen
- Links Arbeitsbereich (Workspace) öffnen.
- Oben auf die Registerkarte Wissen (Knowledge).
- Rechts oben auf Erstellen (Create).
- Bei Woran arbeiten Sie? den Namen eintragen, bei Was möchten Sie erreichen? ein bis zwei Sätze zum Inhalt.
- Sichtbarkeit auf Privat belassen. Das ist die Grundlage der ganzen Gruppentrennung.
- Über + Zugriff gewähren gleich die Gruppe hinterlegen, siehe Kapitel 10.
- Mit Wissen erstellen abschließen.
Beides ist wichtiger, als es aussieht. Ihre Anwender suchen die Datenbank später im Chat hinter dem # über genau diese Bezeichnung aus einer Liste heraus — und die Beschreibung steht darunter als Entscheidungshilfe.
Ein Name, der Fachbereich und Art der Inhalte nennt, funktioniert: Vertrieb – Preislisten und Konditionen. Neu, Test oder Sammlung 2 funktionieren nicht — und erfahrungsgemäß bleiben solche Namen jahrelang stehen.
Doppelte Sammlungen früh zusammenführen
Wenn zwei Personen unabhängig voneinander etwas zum selben Thema anlegen, entstehen zwei halbvolle Datenbanken. Das fällt in der Übersicht schnell auf und lässt sich früh billig beheben. Später raten Ihre Anwender im Chat, welche der beiden wohl die richtige ist — und wählen im Zweifel die falsche.
10Zugriff gewähren
Freigegeben wird immer an der einzelnen Datenbank, nicht zentral an einer Stelle. So bekommt jede Gruppe ihren eigenen, klar abgegrenzten Bereich.
| Bei einer neuen Datenbank | Bei einer bestehenden |
|---|---|
| Im Erstellen-Dialog auf + Zugriff gewähren, Gruppe anhaken, Hinzufügen, Stufe setzen, mit Wissen erstellen abschließen. | Arbeitsbereich › Wissen, Datenbank anklicken, oben rechts auf Zugriff, Freigaben ergänzen oder ändern, speichern. |
Lesen oder Schreiben?
| Stufe | Darf | Darf nicht |
|---|---|---|
| Nur lesend | Datenbank öffnen, Dokumente lesen, Inhalte im Chat als Quelle verwenden und Fragen dazu stellen. | Dateien hinzufügen, ändern oder löschen. |
| Schreiben | Alles aus Lesen. Zusätzlich Dokumente hochladen, Verzeichnisse anlegen, Webseiten oder Textinhalte hinzufügen und Dateien entfernen. | Die Datenbank an andere Gruppen weiterreichen. Das bleibt Eigentümer und Administrator vorbehalten. |
Damit ein Teammitglied Dokumente einstellen kann, muss seine Gruppe den Wissenszugriff aus Kapitel 7 haben und auf genau dieser Datenbank die Stufe Schreiben. Fehlt das erste, sieht die Person überhaupt nichts. Fehlt das zweite, sieht sie die Datenbank, sucht aber vergeblich nach der Upload-Schaltfläche.
Beides ist möglich. Für Teams empfehlen wir trotzdem ausschließlich die Gruppenfreigabe: Kommt jemand neu ins Team, nehmen Sie die Person in die Gruppe auf und sind fertig — sämtliche Datenbanken stehen ihr sofort zur Verfügung. Bei Einzelfreigaben müssten Sie jede Datenbank einzeln nachziehen, und beim Ausscheiden dasselbe Spiel rückwärts. Das vergisst man.
Vergeben Sie Schreiben sparsam. Bei verbindlichen Unterlagen — Richtlinien, Schulungsmaterial, alles, was einmal geprüft wurde — ist Nur lesend für die Gruppe und Schreiben für die redaktionell verantwortliche Person der saubere Zuschnitt.
11Dokumente einstellen
Nach dem Hochladen bereitet Open WebUI jedes Dokument für die Suche auf. Vorher findet die KI darin nichts.
- Die Datenbank im Arbeitsbereich öffnen.
- Rechts oben auf das Pluszeichen und Dateien hochladen wählen.
- Warten, bis die Verarbeitung abgeschlossen ist. Bei kleinen Dateien Sekunden, bei umfangreichen PDF-Dateien einige Minuten. Planen Sie das ein, wenn Sie direkt nach dem Upload etwas vorführen wollen.
Was sich gut verarbeiten lässt
| Format | Eignung |
|---|---|
| Markdown, reiner Text | Am zuverlässigsten. Struktur bleibt erhalten. |
| PDF mit Textebene | Der Regelfall für Handbücher und Datenblätter. |
| Word | Gut, der Text wird extrahiert. |
| Tabellen | Brauchbar, wenn sie sauber strukturiert sind — eine Kopfzeile, keine verbundenen Zellen, keine Zwischenüberschriften. |
| Eingescannte PDF ohne Textebene | Ungeeignet. Für die Anlage ist das ein Bild. |
Öffnen Sie das PDF und versuchen Sie, einen Satz mit der Maus zu markieren. Geht das nicht, ist keine Textebene vorhanden und das Dokument bleibt für die Suche leer — ohne Fehlermeldung. Solche Scans müssen vorher durch eine Texterkennung. Sprechen Sie uns an, wenn das bei Ihnen häufiger vorkommt.
Wie Sie eine Sammlung sauber halten
Bevorzugen Sie mehrere kleine, klar benannte Dokumente gegenüber einem Sammelband mit 200 Seiten: Die KI findet dann gezielter die richtige Stelle, und Ihre Anwender können die genannte Quelldatei tatsächlich aufschlagen. Sortieren Sie veraltete Fassungen aus, statt sie liegen zu lassen — sonst zitiert die Anlage irgendwann die Richtlinie von vorletztem Jahr, und niemand merkt es.
Der letzte Eintrag im Plus-Menü heißt Zurücksetzen und entfernt sämtliche Dokumente der Sammlung. Es gibt danach keinen Weg zurück über die Oberfläche. Wenn Sie unsicher sind, ob Sie den richtigen Eintrag vor sich haben: nicht klicken, sondern uns fragen.
Im Betrieb
Die Konfigurationsansicht sagt Ihnen, was Sie eingestellt haben. Ob es auch so ankommt, sehen Sie erst aus der Sicht Ihrer Anwender.
12Gegenprüfen
Zwei Werkzeuge, und Sie sollten beide benutzen — das schnelle für zwischendurch, das gründliche nach jeder größeren Änderung.
Schnell: die Vorschau
Im Gruppendialog gibt es den Bereich Vorschau. Er zeigt, welche Rechte für ein Mitglied dieser Gruppe tatsächlich greifen — inklusive dessen, was aus den Standardberechtigungen dazukommt. Das erspart Ihnen das Nachrechnen im Kopf.
Gründlich: ein Testkonto je Gruppe
- Mit dem Testkonto anmelden.
- Arbeitsbereich › Wissen öffnen. Die Zahl neben Wissen muss zur Anzahl der freigegebenen Datenbanken passen.
- Bei Lese-Freigaben prüfen, ob die Markierung Nur lesend erscheint.
- Im Chat mit # testen, ob die Datenbank als Quelle auftaucht.
- Eine Frage stellen, deren Antwort Sie kennen. Erst damit haben Sie geprüft, dass die Dokumente auch wirklich verarbeitet wurden.
Die Auswahlliste wächst mit den Freigaben
Im Chat wird immer nur angeboten, was für das jeweilige Konto freigegeben ist. Die beiden folgenden Abbildungen zeigen dasselbe Konto vor und nach zwei zusätzlichen Gruppenfreigaben.
Rechteänderungen greifen normalerweise sofort. Zeigt die Oberfläche trotzdem noch den alten Stand, hilft ein Neuladen der Seite oder einmal ab- und wieder anmelden. Sagen Sie das auch Ihren Kollegen dazu — sonst melden sie eine Freigabe als defekt, die längst gesetzt ist.
13Kommen und Gehen
Zwei Abläufe, die Sie einmal festlegen und dann jedes Mal gleich abarbeiten. Beide dauern unter fünf Minuten.
Neue Kollegin, neuer Kollege
- Konto anlegen, Rolle Benutzer, Erstpasswort notieren.
- Der passenden Gruppe zuordnen und speichern.
- In der Vorschau der Gruppe kurz gegenprüfen.
- Zugangsdaten übergeben, zusammen mit Band 1 dieser Anleitung.
- Den einen Satz dazusagen: Passwort gleich ändern, und im Chat immer erst mit # die Datenbank wählen.
Beim Ausscheiden
- Die Person aus allen Gruppen entfernen. Damit ist der Zugriff auf alle nur über Gruppen freigegebenen Datenbanken sofort weg.
- Die Zugriffslisten der Datenbanken auf verbliebene Einzelfreigaben durchsehen. Diese hängen nicht an der Gruppe und bleiben sonst stehen.
- Prüfen, ob die Person Eigentümerin einer Datenbank war. Wenn ja, mit uns klären, wer sie übernimmt.
- Das Konto deaktivieren oder löschen.
Hochgeladene Dateien verschwinden nicht mit dem Konto. Das ist gewollt — sonst würden beim Ausscheiden einer Kollegin ganze Sammlungen leerlaufen. Es bedeutet aber, dass Sie die Eigentümerschaft aktiv nachziehen müssen, wenn eine Datenbank weitergepflegt werden soll.
14Der halbe Jahresblick
Ein Termin alle sechs Monate, eine halbe Stunde. Er verhindert, dass Ihre saubere Struktur unbemerkt ausfranst.
- Gruppenlisten mit dem tatsächlichen Personalstand abgleichen
- In jeder Gruppe: Öffentliche Freigabe von Wissen noch aus?
- Zahl der Konten mit der Rolle Administrator prüfen
- Standardberechtigungen unverändert?
- Zugriffslisten auf übrig gebliebene Einzelfreigaben durchsehen
- Datenbanken ohne jede Freigabe: noch gebraucht?
- Doppelte Sammlungen zum selben Thema zusammenführen
- Veraltete Dokumente aussortieren
- Je Gruppe eine Testfrage stellen
- Auffälligkeiten notieren und mit uns besprechen
Zum Nachschlagen
Die Fehlerliste, ein ausformulierter Sollzustand und das, was Sie uns schicken, wenn es doch einmal nicht an den drei Schlüsseln liegt.
15Fehlerdiagnose
Die Tabelle nennt die Prüfschritte in der Reihenfolge, in der sie am schnellsten zum Ziel führen.
| Beobachtung | Was zu prüfen ist |
|---|---|
| Der Bereich Wissen fehlt komplett | Der Gruppe fehlt der Wissenszugriff. Im Admin-Bereich unter Gruppen › Berechtigungen setzen, speichern, danach ab- und wieder anmelden. |
| Der Bereich ist da, aber leer | Es ist noch nichts freigegeben. An der Datenbank über Zugriff die Gruppe ergänzen, Kapitel 10. |
| Datenbank sichtbar, aber kein Upload möglich | Die Gruppe hat Lesen statt Schreiben. Erkennbar an der Markierung Nur lesend. Stufe an der Datenbank anheben. |
| Gruppe fehlt beim Freigeben in der Auswahl | Entweder steht Wer Inhalte mit dieser Gruppe teilen kann auf Mitglieder und Sie gehören nicht dazu, oder der Gruppe fehlt die Berechtigung Wissen teilen. |
| Datei ist hochgeladen, die KI findet sie nicht | Verarbeitung abwarten. Danach prüfen, ob die Datenbank im Chat wirklich mit # ausgewählt wurde. Bleibt es dabei: Scan-Test aus Kapitel 11. |
| Die Antwort stammt offensichtlich nicht aus den Dokumenten | Dann war keine Datenbank ausgewählt. Frage mit # wiederholen und nach der Quelldatei fragen. |
| Jemand sieht mehr, als er sollte | Gruppenmitgliedschaften und direkte Einzelfreigaben an der Datenbank durchgehen. Danach kontrollieren, ob Öffentliche Freigabe von Wissen aus ist. Und daran denken: Administratoren sehen ohnehin alles. |
| Ein Kollege sieht das neue Dokument nicht | Wurde die Datei vielleicht in einen Chat gezogen statt in die Datenbank? Chat-Uploads bleiben privat. |
| Die Rechteänderung wirkt nicht | Seite neu laden oder ab- und wieder anmelden. Die Vorschau im Gruppendialog zeigt, was tatsächlich greift. |
| Alle Datenbanken sind gleichzeitig leer oder langsam | Das ist kein Rechtefall mehr. Bitte an uns melden, siehe Kapitel 17. |
16Sollzustand
Ein ausformuliertes Beispiel mit drei Gruppen. Ersetzen Sie die Bezeichnungen durch Ihre eigenen — an der Logik ändert das nichts.
| Gruppe | Berechtigungen | Datenbanken | Stufe |
|---|---|---|---|
| Gruppe A | Wissenszugriff ein Wissen teilen ein |
Wissensdatenbank A | Schreiben |
| Gruppe B | Wissenszugriff ein Wissen teilen ein |
Wissensdatenbank B Wissensdatenbank C |
Schreiben |
| Gruppe C | Wissenszugriff ein Wissen teilen aus |
Wissensdatenbank E | Nur lesend |
| alle Gruppen | — | Wissensdatenbank D (Anleitungen) | Nur lesend |
Dass Gruppe C zunächst nur liest, hat einen Grund: Schulungsunterlagen sollten geprüft sein, bevor jeder daran herumschreibt. Sobald feststeht, wer diese Inhalte redaktionell betreut, heben Sie die Stufe für genau diese Person an — nicht für die ganze Gruppe.
Öffentliche Freigabe von Wissen bleibt in allen Gruppen ausgeschaltet. Sonst lässt sich die Trennung zwischen den Bereichen auf Dauer nicht halten.
17Wenn Sie uns brauchen
Alles, was nicht Benutzer, Gruppen, Rechte oder Dokumente betrifft, liegt bei uns. Diese Fälle gehören dazu:
| Fall | Warum wir |
|---|---|
| Die Anlage ist nicht erreichbar oder auffällig langsam | Betrieb |
| Alle Datenbanken liefern plötzlich nichts mehr | Verarbeitung oder Suchindex |
| Ein neues Sprachmodell soll dazukommen | Konfiguration |
| Scans sollen durchsuchbar werden | Texterkennung |
| Neue Funktionen freischalten (Prompts, Werkzeuge) | Konfiguration |
| Anmeldung über Ihr Firmenkonto | Konfiguration |
| Ein Dokument wurde versehentlich unwiederbringlich gelöscht | Sicherung |
| Verdacht, dass jemand mehr gesehen hat, als er durfte | gemeinsam klären |
Was in die Meldung gehört
Betroffene Datenbank: Name, oder „alle“
Erwartet: was die Person sehen oder tun können sollte
Tatsächlich: was stattdessen passiert, möglichst wörtlich
Bereits geprüft: die drei Schlüssel aus Kapitel 2
Seit wann: und ob vorher etwas geändert wurde
Screenshot: der Ansicht aus Sicht der betroffenen Person
Der letzte Punkt spart erfahrungsgemäß den meisten Hin und Her. Ein Bild aus Ihrer Administratorensicht zeigt uns leider gerade nicht das Problem — Sie sehen ja ohnehin alles.
18Checkliste für die Einrichtung
Der Reihe nach abarbeiten. Jeder Punkt setzt den vorherigen voraus.
- Konten prüfen oder anlegen, Rolle Benutzer setzen
- Zahl der Administratoren klein halten
- Gruppen nach Unterlagenbedarf zuschneiden
- Mitglieder den Gruppen zuordnen
- Wissenszugriff je Gruppe aktivieren
- Wissen teilen nur dort, wo es gebraucht wird
- Öffentliche Freigabe von Wissen überall aus
- Standardberechtigungen so leer wie möglich lassen
- Datenbanken mit sprechenden Namen anlegen
- Sichtbarkeit auf Privat belassen
- Dokumente hochladen, Verarbeitung abwarten
- Jede Datenbank an die passende Gruppe freigeben
- Stufen vergeben, Schreiben nur wo nötig
- Mit einem Testkonto je Gruppe gegenprüfen
- Je Gruppe eine Testfrage im Chat stellen
- Anwender einweisen, vor allem zum #
Sie legen die Wissensdatenbanken an und geben sie an Gruppen frei. Wer Nur lesend hat, ruft Inhalte ab und stellt Fragen dazu. Wer Schreiben hat, pflegt zusätzlich die Dokumente in seinem Bereich. Alles andere in dieser Anleitung sind Sonderfälle.